会议名称：浙科院后勤服务公司中心主任扩大会议
时间：2008年9月11日下午1：30
地点：科源后勤楼二楼会议室
主持人：姜文彪（公司经理）
主要议题：
一、下半年的工作任务和对策
（一）、下半年服务市场的新变化：
（
1
）、服务学生人数增加，服务要求进一步提高：学校连续几年的扩招，学生人数从2000人增至5000人，目前已有在校学生13000人左右。学校规模扩大、服务学生人数进一步增加、服务区域线性递增，同时对后勤服务质量提出更高的要求，服务的及时性、有效性、全面性都相应提高服务标准（如建设教工餐厅就是服务舒适性的要求）。
（
2
）、服务对象的心态变化：一方面高校为了招生，将后勤服务作为高校之间竞争的举措之一，用后勤的高品质服务去赢得学生的心已占学校工作的很大权重；另一方面，学生也用挑剔的心态来判别后勤服务水平。以上分析表明，我们服务的大市场正在发生重大变化，我们要深入感悟这种变化对我们提出的挑战，并主动适应；这是共性，各高校后勤都会遇到。
（
3
）、我校后勤服务的特殊性：我校后勤的建设还在进行之中，食堂一、二、三楼边整修边使用，硬件设施质量存在许多缺陷（智能电表、漏水等）和配套不完整，学校现在还在大面积的调整资源（去年已经调整了一部分，如B区大厅），这造成我们一边建设一边服务，而且服务质量一点也不能比兄弟院校差；另一个特殊性是，学校资金紧张，直接造成我们做的一些工作没有与成本对应的收入，既要干好事、又要少花钱，同时，迫使我们资金要运作良好，否则局面就很难发展。
因此，各部门提供优质基本的后勤保障是下半年要花大力气去做的重要任务，这也是我们下半年要紧抓不放的工作着力点。“做好”的概念是为学生提供实实在在的有效服务，要较好地满足大多数学生的基本需求。各部门如何科学管理、合法合理、运作有效地支撑这些服务，这是我们的工作背景和中心任务。
围绕这个中心任务，下半年的具体工作任务分为二大块：
（
1
）、软件方面：
1、有效管理：管理有效才能又快又好地完成任务，没有有效的管理，或者管理不到位，工作就根本推动不上去、做不深、做不实，或者花很大的成本才能做好工作。员工工作质量如果好坏不分，就不能形成良好的工作氛围，不能形成主动的发自内心的工作热情以及从外部环境促发形成有利工作良性循环的企业文化。
管理要从基本面入手，对工作时间实行电子考勤，对工作质量实行绩效考核，对企业文化建设先从《员工手册》的执行开始。我们要大力倡导先进，加大对优秀员工的奖励力度，同时对工作出错的加以处罚，以示警戒。
2、进一步优化奖惩体系，减人增效、提高工资福利；增加工资的同时增加一定的工作量；增加工资的同时提高工作质量标准，这都是相对应的。
3、人员逐步优化，形成合理梯队。逐步将精干队伍稳定下来，以市场中等收入水平为前提，对优秀员工倾斜，保证核心员工的忠诚度。
上述三项工作作为明年初岗聘的前置工作，岗聘只不过是一个节点，这些工作是岗聘工作的组成部分。
（
2
）、硬件方面：
1、加快西和公寓食堂三楼建设，力争在10月中旬开业。
2、以社区医疗卫生中心的定位建设浙江科技学院卫生所。
3、以假日快捷旅社的标准建设浙江科技学院招待所。
4、在年底前完成公司总部的搬迁。
5、在年底前完成学校围墙的建设和行道树的规划。
（二）、应采取的工作对策：做好基本面，主导控制服务市场。
要完成上述工作任务，首先要
解放思想，以科学发展观为指导，以发展的思路思考解决问题，这个绝不是官话。
以务实科学的思路、工作方法的创新来解决工作中遇到的实际问题，在工作中要注意以下方法：
1、有所为，有所不为。
做好基本面，主导控制服务市场，而不要全包大揽。如吃的方面，基本的饮食服务由公司提供，锦上添花的我们主导，由我们管理的外部力量去实现；如超市，我们自己做一部分，另一部分区域可以划出让供应商进场操作，以市场换效益；又如工程，我们要全力保证维修的及时性，工程则可安排一部分管理人员运作。
每个部门都应该考虑本部门的工作哪些是基本面，哪些可以借助外力来共同完成，这是适应当前时代、与时俱进的唯一办法。
2、日常管理工作不断创新和到位，充分利用先进技术提高工作效率。
二、近期要完成的主要工作任务：
|
编号
|
任务名称
|
任务描述
|
责任部门
|
|
1
|
7、8月份工作的总结和深化
|
这个假期总体工作抓得比较紧，除社区医疗卫生中心的建设因客观原因没有及时推进外，其他工作在迎新前已基本到位。但同时也暴露了许多问题，如部门工作没有及时推进，造成其他部门工作时间很紧张；部门内部工作动员不够，个别员工思想认识不到位，影响部门工作的高效开展；有些部门对部门工作量估计不足，存在前松后紧现象等。希望各部门总结一下，目的是及时补位，对将来开展工作有更多的预警，同时以工作方法的改进来促进各部门管理水平的提升。
|
各部门
|
|
需补足的工作
|
①住宿房源、住宿学生名单与财务收费状态的实时对接；
|
公寓、财务、技术管理部
|
|
②员工集体宿舍的调整和善后工作（包括公寓员工）；
|
经理办公室
|
|
③工作区域调整到位：物管中心工作区域从B区山上调整到宾馆楼，
西和公寓楼长办公区域移入8号楼的后勤事务办理中心；
|
物管中心、
公寓中心
|
|
④水平衡测试取得阶段性成果；
|
工程修建中心
|
|
⑤培训的评估和常态化，向例会制固化（每个星期确定一个固定时间研讨本部门的实际情况）；
|
各部门
|
|
⑥西蜜湖和兴居茶楼的完善：假山石、旗杆、花架等安装
|
工程、物管、商贸中心
|
|
⑦确定各服务区域责任人及职责，并报人力资源部
|
各部门
|
|
2
|
西点的合作进入实质性建设，图书馆西点屋的建设
|
李建瑜、陈可珍、王玮
|
|
3
|
西和食堂三楼的改造和招商
|
三楼设8个风味档口和接待餐厅
|
工程、饮服、采供部
|
|
4
|
卫生所、招待所的建设方案
|
医疗中心、物管中心
|
|
5
|
校园一卡通第二阶段的工作
|
①建设银行圈存业务
|
财务发展部
技术管理部
|
|
②老生、教工的一卡通办理
|
|
③制订管理条例
|
|
④建立专用帐套和帐户
|
|
6
|
西和公寓浴室的前期准备工作
|
包括设备、运作模式和管理人员等
|
采供部
|
|
7
|
资金回笼
|
可以结算的钱款应尽快报财务发展部
|
各部门
|
|
8
|
员工手册的实施和宣传
|
|
各部门
|
|
9
|
电子考勤系统的正式实施
|
|
各部门
|
|
10
|
绩效考核量化的讨论和沟通
|
|
各部门
|
|
11
|
工作计划性管理和考核
|
各部门每月工作开展要上报计划，按计划进行，每月25日左右先考核、后布置，形成例会制。
|
各部门
|
|
12
|
人员的补充和合理布局
|
|
各部门
|
|
13
|
教工餐厅的准备
|
|
饮服中心
|
|
14
|
工资结构的调整和工作任务的对应
|
各部门、人力资源部
|
（1）、员工手册的实施：
我们前期发动大家学习、修改，最终形成这本《员工手册》。公司绝大多数的员工都是希望《员工手册》实施，使公司管理更加规范。《员工手册》编制的目的不是要管员工，而是要让员工自己约束自己。为了引导好全体员工，《员工手册》下发后，首先宣传、培训、学习要到位，各部门务必组织《员工手册》内容和要求的学习培训，预防性地告知员工应遵守的工作规范和行为准则。成功的培训和学习是成功实施《员工手册》的关键，培训学习的责任单位是各部门。通过《员工手册》的大力宣传、培训，让这个相当于公司基本法的文件作为员工思想行动上的一根弦，逐步形成比工作质量、比贡献大小的工作正气，从而开创人员精干、干事高效、关系融洽的公司局面。当然以《员工手册》作为管理的基本面，还需再辅以一些实用专项的制度，进一步形成有据可依的工作局面。
《员工手册》实施中的注意事项：
1、部门负责人、主管等要积极起到领导、引导的作用：
2、利用手册的灵活性，针对性地对员工进行思想教育；
3、抱着帮助员工改进工作的心态去宣传、培训《员工手册》；
4、实施过程注重平时的记录，明确哪些是优点、哪些是不足之处；
5、明确执行程序；
6、实施过程中的细节问题可随时与经理办公室（人力资源部）探讨。
《员工手册》实施宣传计划：
1、公司负责做好培训的管理和促进工作，从各部门抽调专人成立宣传培训小组，负责宣讲《员工手册》内容。
2、组织《员工手册》考试，举办知识竞赛等活动。
（2）、电子考勤系统的正式实施：9月16日起全面试运行，9月25日起正式运行。
作为公司员工，必须遵守公司的规章制度，当然也必须遵守这项考勤管理办法。上至经理，下至每个员工，都必须自觉执行考勤。通过考勤情况可以了解整个公司的劳动效率，通过绩效考核可以提高劳动生产率。
（3）、绩效考核：
1、目前各部门的绩效考核对每位员工的评分都在90分以上，没有拉开差距；
2、考核表无员工签名。各部门应重视绩效沟通、绩效改进，每月的考核结果应向员工充分反馈；
3、下一步将与经济挂钩。
三、近期工作中的注意点：
1、加强学习，不断结合实际工作思考，不断提出实用的工作举措。不善于学习，自身的政策水平就低；不断出错，就要不断救火。比如《员工手册》实施后，员工学得很透彻，作为负责人还一知半解的话，如何能管理好员工？用《员工手册》管理部门员工是部门负责人应掌握好的一种工具。
2、公司是学校的部门，同时也是社会的企业，考虑问题必须知晓法律是如何规定的。我们现在的工作思路和方法一定要以这个为基本面，不要怕烦，既要引导好，让好的员工彰显出来，同时也必须让工作出错或工作没有做好的人承担相应的责任。
3、要善于面对问题，深入思考问题产生的根源，从源头入手扎实地解决问题，力求分步彻底解决问题。工作总是经常性地救火，应好好想想是否有其他彻底解决问题的方法，而且对公司的决定要不折不扣地执行。
4、既要深入一线、掌握第一手的情况、推动部门各项工作，又要有全局观，滕出时间思考整个部门的工作、检查部门工作的开展情况。当某项工作影响部门整体工作进度时，作为负责人要亲自到一线指挥，但同时要有思考检查部门工作的习惯，善于思考下一步的工作，这样工作才有计划性，从点到面都要兼顾，否则做好一点而耽误其它，也会疲于应付，工作很难掌握主动和有良好的协调。
