6月7日下午，根据2013年学校学生宿舍四改五改造以及电气改造的进程，由后勤公司牵头，会同学生处、校建处等相关职能部门及电气、机械、艺术、语言、生化、建工等六个涉及假期改造和搬迁的学院进行了专题协调会。会议由后勤党总支书记王曦主持。

会上，王书记就学校公寓假期改造工程及宿舍整合搬迁安排工作做了详尽的解释和说明，并且对毕业生离校及假期前期各项工作衔接做了部署。各职能部门及相关各二级学院对搬迁事宜可能出现的细节问题做了沟通，对宿舍假期改造施工进场中安全问题的解决措施提出了合理化建议及方案。

由于改造工程涉及学院、职能部门较多，后勤公司希望各二级学院、相关职能部门配合公寓做好宿舍整合搬迁工作及施工进场后的各项管理工作，各学院也纷纷表示假期改造工程是学校发展的需要，是大家共同的工作，一定会全力配合支持做好学生工作，使该项工作顺利进行。会议经几方协商，最后就搬迁方案及搬迁后续工作达成了共识。