为加强后勤事务中心行政事务管理，理顺后勤事务中心内部关系，使档案管理标准化、制度化，提高办事效率，根据《中华人民共和国档案法》及上级档案部门和后勤事务中心的有关法律法规、规章制度，特制定本管理制度。
一、归档要求
（一）认真做好档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案资料收集工作的完整、准确。后勤事务中心办公室指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整。
（二）公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接完整，不得擅自带走或销毁。
（三）凡本后勤事务中心缮印发出的公文（含定稿和打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由中心办公室统一收集分类归档；后勤事务中心所属各部门应归档的文书、基建等资料，于每个学期末向办公室档案管理员移交，由档案管理员统一立卷归档；后勤事务中心财务档案由中心分管财务的主任助理按上级财务部门规定统一管理。
二、归档范围
（一）上级各部门下发指导后勤事务中心工作的决定、意见、通知。
（二）后勤事务中心的各项规划、计划、统计数据资料、财务审计、经营情况、劳动工资、员工人事信息资料、工作总结、会议记录（包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、签到表等）、决定、委任书、协议、合同、项目方案、基本建设、任务书、员工培训资料（培训课件、签到表等）、质检报告、设备操作手册、保修卡等具有参考价值的文件材料、技术图纸都要归档。
（三）后勤事务中心的请示与上级部门的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。
（四）反映后勤事务中心重要活动的剪报、照片、录音、录像、图表等其他各种载体的文件资料都要及时归档。
三、档案利用与借阅
（一）凡因工作需要借阅档案资料者应在《档案借阅登记簿》上登记后方可借阅，案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借, 外借须办理登记借阅手续，写明借阅用途。借阅期限一般不得超过一星期，到期归还；如需续借，应办理续借手续。对逾期未归还的档案，档案管理人员应认真做好催还工作，以确保档案的安全。
（二）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，一般部门档案必须由部门领导批准后方可摘录和复制，凡属后勤事务中心重要档案，必须经后勤事务中心主任批准后方可摘录和复制。
（三）归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损、或随意涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告后勤事务中心主任。
四、档案的销毁
（一）档案室内需销毁的档案，是指已过保管期限的，经过鉴定确认后确无保存价值的档案。任何部门或个人非经允许无权随意销毁后勤事务中心档案。
（二）档案需销毁时，必须严格执行上级档案部门有关规定，应由档案管理人员提出初步书面意见，请上级档案管理部门提出审核意见，编制《档案销毁清册》，经后勤事务中心办公室主管仔细核对，报后勤事务中心主任批准后执行，该《档案销毁清册》永久保存。
（三）批准销毁的档案，只能化为纸浆和焚毁，不能出卖或作其他用途。对档案进行销毁时，必须有三人以上监督销毁，并在该档案销毁清单上签字予以确认。
五、档案的保密
（一）严格执行档案借阅管理制度，凡规定不能查阅和不该摘抄、复制的档案，一律不准查阅、摘抄和复制、复印，违者按泄密论处。
（二）档案管理人员必须严守纪律，忠于职守。应做到：不该说的不说；不该记录的不记录；不向私人或其他无关人员谈论涉及后勤事务中心秘密的事项；不符合调（借）阅项目档案手续的不予以调（借）阅；不得以个人名义或利用工作之便，为外单位或他人查阅、摘抄和复制、复印档案。
六、本制度由办公室解释、修改。
七、本制度自发布之日起实施。
